Las finanzas son un área crucial de la gestión de todo tipo de empresas, especialmente para aquellas compañías que buscan expandirse y mejorar su posicionamiento.

Sin embargo, aunque los empresarios y emprendedores suelen estar conscientes de su importancia, muchas veces no logran controlarlas de forma eficaz.

Si este es tu caso, ¡tranquilo! En este artículo te prepararemos para que no cometas errores en las finanzas corporativas que pongan en riesgo el futuro de tu negocio.

A continuación, te daremos 9 consejos valiosos para optimizar la gestión financiera de tu organización.

¡Comencemos!

Observa el entorno de tu negocio

1. Manténte al tanto del entorno

 

Un trabajo gerencial óptimo incluye el análisis y seguimiento de variables externas que puedan impactar a tu empresa, de ahí la importancia del seguimiento del entorno financiero.

Además, en las finanzas, es indispensable evaluar todos los factores que, pese a no depender de tu equipo de trabajo, influyen en tu compañía.

A continuación, algunas recomendaciones puntuales para lograrlo:

  • I. Manténte al día de leyes, normas y regulaciones

    Es importante que tanto tú como todos quienes se encargan de tareas contables y administrativas, conozcan las leyes, normativas y regulaciones financieras de la nación, así como sus últimas actualizaciones.

    Dicho esto, un tema al que debes prestar atención es a la reforma para la inclusión financiera. Ya que en la primera semana de enero de 2019, el Estado lanzó este reajuste como parte del Programa de Impulso al Sector Financiero.

    La liberación de créditos de nómina y la posibilidad de hacer préstamos de valores a una mayor cantidad de instituciones son algunas de las medidas relacionadas que impactan al sector empresarial.

    Sin embargo, lo más importante que debes saber es que ahora más compañías cotizarán en la bolsa.

    Esto, debido a que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y el Banco de México (Banxico) fueron autorizados para dar incentivos a las empresas que presenten una oferta pública inicial para la Bolsa Mexicana de Valores (BMV).

  • II. Presta atención al panorama global

    Además de reformas y regulaciones como la antes mencionada, para gestionar las finanzas correctamente se debe evaluar el entorno económico con detenimiento.

    Un buen emprendedor mantiene una actitud analítica, no solo del panorama local, sino también del panorama global, e intenta aprovecharlo de forma estratégica.

  • III. Conoce los indicadores de productividad de tu sector

    Uno de los aspectos a los que le tienes que dar mayor importancia es a los indicadores de productividad de tu sector.

    Por ejemplo, si tienes una estética, debes conocer la realidad de esta industria e identificar las claves para administrar las finanzas de una empresa de belleza.

    También, puedes utilizar herramientas como esta calculadora empresarial sin costo para calcular la productividad laboral de tu empresa y comparar tus resultados con la del resto de tu sector.

  • IV. Forma parte de una comunidad

    Finalmente, una forma adicional de informarte de las noticias sobre finanzas más relevantes, es ser miembro de una comunidad de empresarios como Experto PYME.

    Al formar parte de una comunidad, será más sencillo mantenerte al día del entorno financiero y podrás discutir sobre temas relacionados a tu negocio con otros profesionales y expertos, lo que contribuirá en gran medida al relacionamiento de tu persona y de tu empresa.

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Crea un fondo de ahorro para imprevistos

2. Crea un fondo para imprevistos

 

Planificación, proyección y objetivos son palabras clave en el mundo empresarial.

Si quieres gestionar tus finanzas de forma efectiva, debes establecer con anticipación cuánto dinero gastarás y pronosticar los ingresos que esperas generar en un periodo de tiempo determinado.

Sin embargo, aunque las proyecciones son indispensables, lo cierto es que siempre surgen imprevistos que pueden alterarlas.

Debido a esto, es importante que tengas un fondo de capital exclusivo para situaciones que estén fuera de tu control y planificación.

Entre otras cosas, necesitas contar con una reserva de dinero para afrontar reparaciones inesperadas de maquinaria o aumentos en el precio de los insumos.

Si no lo haces, cuando este tipo de situaciones se presenten, tendrás que decidir si pausar las operaciones temporalmente o utilizar capital al que ya le habías asignado otros fines, lo que puede causar un gran desorden financiero e inestabilidad.

Eso sí, en caso de que tengas un excedente de ingresos significativo, no solo debes proponerte tener un fondo para imprevistos. También, es importante que te enfoques en optimizar las ganancias.

Si pagas todas las cuentas, adquieres el capital que tenías previsto y, además, tienes un remanente para eventualidades, entonces tendrás la capacidad financiera suficiente para hacer inversiones que puedan ampliar tus ahorros, como acciones de compañías en mercados bursátiles.

Por supuesto, también puedes utilizar los excedentes para inversiones internas, como la implementación de sistemas tecnológicos, la ampliación de la flota de maquinarias y la apertura de nuevas sucursales.

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Evalúa tus pasivos laborales

3. Cuida los pasivos laborales

 

Generar pasivos laborales es inevitable; sin embargo, eso no quiere decir que debas evitar asumir más de los que puedas.

Por eso, lo primero que debes saber es que se generan por derechos legales que asumen los trabajadores, entre otras cosas, a raíz de su antigüedad y eso significa que al renunciar o ser despedidos deberás otorgarles una liquidación y pagarles las vacaciones o bonos pendientes.

Dicho esto, es importante que tengas una nómina acorde al tamaño de tu negocio y su flujo de ventas. De lo contrario, los pasivos laborales acumulados podrían afectar sus finanzas en el futuro.

Si aún no cuentas con la capacidad para gestionar una nómina amplia, puedes optar por externalizar algunas operaciones al contratar trabajadores independientes.

Esto te servirá para no tener una nómina tan amplia y, por supuesto, evitar los pasivos laborales, lo que te garantizará estabilidad financiera y proyecciones más acertadas.

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Evalúa la capacidad de endeudamiento de tu negocio

4. Calcula tu capacidad de endeudamiento

 

Contrario a lo que la mayoría piensa, endeudarse no está mal; sin embargo, debes hacerlo con una planificación previa. Por ello, resulta indispensable que calcules tu capacidad de endeudamiento, para lo que existen diversas fórmulas e indicadores.

Una de las maneras tradicionales de hacerlo es restar los gastos fijos mensuales de los ingresos totales mensuales y multiplicar el resultado por 35%.

El monto de esa operación es la capacidad máxima para endeudarse que tiene una compañía o persona particular.

Ojo: este parámetro es una simple referencia, así que también debes evaluar otros factores antes de pedir un financiamiento.

Por ejemplo, el patrimonio de tu empresa, es decir, la suma del valor de tu marca y diferentes activos.

Otra regla de oro es no acceder a créditos que sean superiores al patrimonio total.

Aunque estos consejos son valiosos, lo ideal es que gestiones tus solicitudes de financiamiento con expertos en el tema.

Recuerda que un crédito puede impulsar significativamente el crecimiento de tu negocio, pero sobrepasar tu capacidad de endeudamiento genera grandes problemas financieros y operativos.

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Evalúa la estacionalidad

5. Evalúa la estacionalidad desde las finanzas

 

Uno de los factores útiles para medir el comportamiento financiero de las compañías, es la estacionalidad.

Y es que el flujo de caja de las empresas suele afrontar variaciones a raíz de las diferentes temporadas del año.

Por ejemplo, si posees una comercializadora de productos alimenticios, posiblemente la temporada en la que generes más ventas e ingresos sea la decembrina, ya que el consumo tiende a crecer en ese mes.

Saber esto te permitirá hacer proyecciones más efectivas, ya que podrás incluir las variaciones del flujo de caja de tu empresa a lo largo del año.

Por otro lado, el principal beneficio de comprender el comportamiento estacional de tu negocio es que podrás diseñar estrategias que permitan optimizar el rendimiento en los periodos en los que la liquidez es menor.

Si en algún mes en específico sueles generar pocas ventas, se trata del indicado para ofrecer rebajas, descuentos o implementar diferentes técnicas de mercadotecnia y de promoción, como el branding personal o corporativo y el marketing de influencias.

Desde el punto de vista financiero, lo fundamental es que logres tener los mejores números posibles.

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No mezcles tus finanzas

6. No mezcles las finanzas personales con las corporativas

 

Esta es una regla de oro para los pequeños y medianos emprendedores.

Aunque las cosas en tu negocio marchen mal, desde el punto de vista financiero, debes evitar destinar parte de tus ahorros o ingresos para solventarlas, al igual que es una muy mala idea utilizar dinero de la empresa para gastos de la compañía.

En caso de que tomes capital de trabajo del negocio para gastos familiares, podrías comprometer operaciones tan importantes como la rotación de inventarios y el pago al personal.

Si haces lo opuesto, es decir, si pones el dinero familiar a disposición del negocio, afectarás tu calidad de vida y la de tus seres queridos.

Para que no te veas obligado a mezclar las finanzas, debes gestionar de manera inteligente tanto el presupuesto corporativo como el personal.

Si tienes experiencia al mando de tu empresa y esta se ha ganado un espacio en el mercado, debes confiar en tus capacidades y, sobre todo, en las de tu compañía.

Las organizaciones corporativas, a través de financiamientos y otras estrategias, pueden salir a flote pese a las adversidades.

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Gestiona tus finanzas adecuadamente

7. Cambia cuentas corrientes por cuentas de ahorro

 

Para gestionar las finanzas inteligentemente, hay que prestar atención a los mecanismos de ahorro.

Y es que hay empresas que, por ejemplo, resguardan sus excedentes en cuentas bancarias corrientes, que no generan intereses y, al contrario, cobran comisiones frecuentemente.

Siempre que se trate de dinero de reserva, es decir, que no será destinado para la operatividad, debes mantenerlo en cuentas de ahorro, que permitan, al menos, un incremento lento, pero constante del capital.

Como mencionamos anteriormente, también puedes apostar por opciones que te den la posibilidad de multiplicar los ahorros, como la inversión en mercados bursátiles.

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Cuentas por cobrar

8. Equipara los lapsos de pago con los de cobro

 

Una economía saludable, entre otras cosas, cuenta con un gran volumen de créditos. Por esa razón, no está de más que generes cuentas por cobrar, especialmente si tienes una comercializadora y, por lo tanto, tus principales clientes son puntos de venta.

Eso sí, debes equiparar los lapsos en los que das crédito con los momentos en los que recibes recursos.

Esto quiere decir que si tienes que pagarle a los proveedores de materia primera de forma semanal, sería un grave error que tengas cuentas por cobrar con lapsos de vencimiento superiores.

Si eso sucede, el flujo de caja de la compañía se verá comprometido. Por ello, siempre ten presente que un buen manejo financiero debe ser equilibrado.

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Implementa un sistema ERP para tus finanzas

9. Implementa un sistema ERP

 

Para que tu compañía opere de manera organizada y pueda mejorar su rentabilidad, lo ideal es implementar soluciones tecnológicas que te respalden. En este sentido, una de las mejores alternativas son los sistemas ERP en la nube.

Este tipo de herramientas de gestión empresaria, al trabajar con la tecnología de la nube, te permiten alojan la información relevante de tu negocio en servidores remotos y no en equipos o dispositivos informáticos que se pueden averiar.

Esto, entre otras cosas, protege mejor los datos y documentos y permite que usuarios previamente autorizados puedan acceder desde diferentes dispositivos y lugares.

Sí, al implementar este sistema tendrás la posibilidad de evaluar las finanzas de tu compañía, al igual que muchas otras áreas, desde la comodidad de tu hogar.

Además de la tecnología de la nube, existen determinadas funcionalidades que caracterizan a un sistema ERP que en verdad te ayudará a administrar tus ventas y finanzas.

¿Te gustaría conocer 9 de estas? Entonces, ¡adelante!

  • I. Visualización de ingresos y egresos

    Un módulo de finanzas de un buen sistema ERP en la nube debe tener la capacidad de mostrar, de manera automatizada e inmediata, los ingresos y egresos de tu negocio.

    Al hacerlo, te brindará la posibilidad de conocer a detalle el flujo de efectivo, que es uno de los indicadores fundamentales para evaluar la liquidez de una empresa.

    Sumado a esto, otra de las funcionalidades con la que tiene que contar este módulo es la de permitir, sin mayores complicaciones y actualizaciones, el ingreso de nuevos pagos de clientes y proveedores.

  • II. Emisión de facturas electrónicas

    Aunque se puede catalogar como una funcionalidad del área de ventas, los cierto es que la facturación electrónica y automática también ayuda a optimizar las finanzas.

    Una de las características de esta herramienta es que almacena, de manera directa, la información contable y tributaria que se genera a raíz de una transacción.

    Gracias a esto tendrás un mayor control sobre los aspectos financieros, ya que tendrás a la mano datos contables actuales e históricos que necesitarás para la toma de decisiones o la realización de informes.

    En conclusión, gracias a la facturación electrónica contarás con mayor organización y planificación en los números de tu organización.

  • III. Visualización de cuentas por cobrar

    Otro factor de gran importancia en lo que a finanzas corporativas se refiere, son las cuentas por cobrar.

    Gestionar este tema de forma inadecuada puede causar graves desequilibrios en el flujo de efectivo de la compañía.

    Por ese motivo, un módulo que refleje las cuentas por cobrar en tiempo real es clave para el desarrollo de tu empresa.

    De esa manera, llevarás un control del nuevo capital que podrás invertir en la expansión de tu negocio y la optimización de procesos.

    Por otro lado, un buen formato de visualización no debe dejar fuera información importante en relación a los cobros pendientes.

    Día de emisión de factura, fecha tope, monto, cliente, almacén y número de documento son algunos de los datos que te tiene que suministrar la herramienta.

  • IV. Sistema multimoneda

    Si apuntas al crecimiento de tu empresa, es importante que incluyas un sistema ERP en la nube que no te limite.

    Las fronteras, los idiomas y, especialmente, las monedas no pueden convertirse en un obstáculo para generar ventas o realizar determinadas operaciones.

    Para que esto no suceda, lo ideal es que solo tomes en cuenta softwares que contemplen módulos multimoneda.

    Gracias a esta clase de sistemas podrás llevar un control de los tipos de cambio al momento de generar una venta en divisas.

    Incluso, tendrás la posibilidad de visualizar balances contables o relaciones de ingreso en monedas extranjeras.

    Esta funcionalidad también te será de gran ayuda cuando tu negocio necesite importar o exportar materia prima o productos terminados.

  • V. Contabilidad automática

    La contabilidad es una de las áreas más importantes de las finanzas.

    El registro e interpretación del capital es un aspecto fundamental para cualquier empresa, independientemente de su tamaño y giro.

    Eso sí, si quieres ser eficiente en esta área, es importante que apuestes por los procesos automáticos, ya que al realizarlos de forma manual, existe una mayor probabilidad de que se incurra en errores.

    Por eso, la mejor opción para tu negocio son los sistemas ERP que siguen las tareas administrativas y, con base en estas, generan movimientos contables de forma inmediata.

    Esta metodología, además de evitar equivocaciones y hacer más rápidos los procesos contables, te ahorrará mucho trabajo y unas cuantas horas de más en la oficina.

  • VI. Administración de activos

    Administrar y evaluar los activos es uno de los mejores consejos para mejorar la rentabilidad de un negocio y una de las maneras más eficientes de hacerlo es a través de un sistema ERP en la nube.

    Un buen software te mostrará de forma constante y precisa la depreciación de tus maquinarias, vehículos y otros recursos técnicos.

    De esta manera podrás saber cuál es el momento preciso para que los vendas y reemplaces.

    Además, estos sistemas permiten registrar la compra de activos rápidamente y, luego, hacerle seguimiento a los mismos.

    Al brindarte estas funcionalidades, siempre sabrás cuál es el patrimonio de tu empresa y, en consecuencia, el tuyo, lo que es clave al momento de solicitar cualquier tipo de financiamiento.

  • VII. Elaboración de reportes financieros automáticos

    Los reportes financieros son una herramienta básica para las compañías organizadas, que procuran basar en datos precisos la toma de decisiones y las operaciones.

    Sin embargo, hacer estos reportes puede resultar abrumador cuando se realizan de forma manual.

    Además de que pueden tomar más tiempo del esperado, especialmente si no se almacena toda la información de manera automática, es usual que contengan errores que obligan a elaborarlos de nuevo.

    Por suerte, podrás evitar esta clase de contratiempos si optas por implementar un buen sistema ERP en la nube, que incluya entre sus funcionalidades la generación automática de reportes financieros.

  • VIII. Movimientos bancarios detallados

    La transparencia, al igual que la organización, es un factor determinante en el control y manejo de las finanzas de toda institución.

    Si quieres tener éxito en este aspecto debes contar, en tiempo real, con los movimientos bancarios y sus detalles.

    Precisamente, se trata de otra de las funcionalidades de un buen sistema de gestión empresarial.

    Estos softwares cuentan con módulos en los que podrás visualizar los depósitos, transferencias y retiros generados por tu compañía.

    Incluso, existen herramientas que también registran los movimientos bancarios que realices en monedas extranjeras.

    Eso quiere decir que tendrás una planificación transparente y efectiva tanto en la moneda local como en divisas.

  • IX. Navegabilidad intuitiva

    Cuando se habla de soluciones tecnológicas, especialmente para el mundo empresarial, este es un requisito indispensable.

    De nada sirve que un sistema ERP en la nube tenga una gran potencialidad si resulta muy complicado de usar y, por lo tanto, tendrás que invertir mucho dinero en capacitación constante sobre su manejo.

    Al contrario, un software de navegabilidad intuitiva propiciará que el proceso de adaptación del personal sea sencillo y rápido.

    Claro, eso no quiere decir que no sea importante el apoyo y seguimiento de expertos a la hora de implementar esta clase de tecnologías.

    De hecho, un buen proveedor de soluciones tecnológicas incluirá entre sus servicios la capacitación inicial a los trabajadores y seguimiento técnico.

    Aunque este tipo de sistemas no suelen tener fallas, nunca está de más contar con profesionales que puedan brindarte un oportuno soporte en casos de emergencia.

    Como notarás, con todas estas funcionalidades a tu disposición, no es de sorprender que el uso de herramientas en la nube sea una de las tendencias para las PYMES en 2019.

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¡Listo! Estos son 9 consejos que debes seguir para gestionar las finanzas de tu negocio de forma efectiva y alcanzar la expansión que tanto deseas.

No olvides que si comprometes las finanzas de tu empresa, inevitablemente, también se verá afectado tu presupuesto personal, así que maneja esta área con cautela y, sobre todo, con el apoyo de especialistas y herramientas tecnológicas de calidad.

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