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Lo que necesitas saber para llevar la contabilidad de un negocio

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Auditoría de estados financieros, almacenamiento de facturas, revisión de cuentas por cobrar, entre muchos otros factores, componen la contabilidad. Sin duda, una de las áreas más exigentes de las empresas.

Por esa razón, saber cómo llevar la contabilidad de un negocio de manera efectiva es una de las grandes preocupaciones de los propietarios, directores y gerentes de cualquier compañía.

Si ese es tu caso, ¡tranquilo! Aunque parece una tarea complicada, es posible alcanzar un desempeño óptimo en este importante aspecto de la gestión de compañías.

Precisamente, a continuación te hablaremos sobre las mejores prácticas para desarrollar los procesos contables.

Escritorio con gráficas contables

Consejos para llevar la contabilidad

 

Como expresamos en la sección anterior, la importancia de la contabilidad en las PYMES y toda clase de organizaciones es significativa y, a la vez, se trata de un aspecto complejo.

Dicho esto, tienes que echarle un vistazo a estos 12 consejos para optimizar el rendimiento de tu negocio en esa área.

1. Dile adiós a la contabilidad en papel

Muchos años atrás, la contabilidad en papel resultaba bastante útil. De hecho, era la única herramienta para controlar e interpretar el capital de una empresa.

Sin embargo, los tiempos han cambiado, tanto así que este antiguo método puede considerarse contraproducente en la actualidad.

La pérdida de información contable y los errores de cálculo o en la transcripción de cifras, son algunos de los problemas que suelen afrontar las compañías en esta área cuando no migran a la tecnología.

Además, este mecanismo hace que las tareas sean lentas y tediosas. Por ese motivo, ¡no permitas que esto le suceda a tu negocio!

Aunque es un proceso que requiere de tiempo, esfuerzo y mucha organización, decirle adiós a la contabilidad en papel es un paso necesario que le traerá grandes beneficios a tu empresa y le permitirá expandirse de manera exitosa.

2. Confía en la tecnología alojada en la nube

Almacenar un gran volumen de datos es uno de los grandes retos de la contabilidad empresarial.

Por esa razón, es fundamental encontrar servidores y espacios informáticos capaces de resguardar los múltiples documentos de tu compañía.

Una de las grandes alternativas para guardar tus datos contables es a través de la tecnología en la nube.

Gracias a diferentes redes de servidores remotos, tienes la posibilidad de guardar balances, facturas y presupuestos de forma segura y efectiva.

Este servicio lo podrás encontrar en Google Drive, Dropbox, iCloud y, mucho mejor, softwares especializados, como los sistemas de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning, por su nombre en inglés.

La ventaja de estos sistemas es que se adaptan a las características de tu negocio y sus necesidades particulares.

Sin duda, la contabilidad en la nube es la mejor solución para las PYMES y las compañías en general.

3. Guarda respaldo de todos los documentos

La información contable es fundamental para tu empresa. Por ejemplo, las facturas que generes este mes te podrían resultar necesarias para hacer evaluaciones algunas semanas después o al momento de declarar tus impuestos.

Debido a esto, procura respaldar todos los documentos relacionados con esta área.

Por suerte, si implementas una solución tecnológica no tendrás problemas para realizar esta tarea, especialmente si se trata de alguna que almacena la información en servidores remotos.

De hecho, un buen sistema de gestión debe tener la capacidad de generar respaldo de toda la documentación de manera automática.

De esa forma, aunque surja algún contratiempo técnico, siempre tendrás a la mano los datos y cifras que requieres para tomar decisiones.

Por otro lado, contar con un sistema que respalda información automáticamente te evitará invertir tiempo adicional en labores administrativas y, especialmente, de contabilidad.

4. Registra el patrimonio de tu empresa

Aunque los ingresos fijos y variables, al igual que los egresos, son aspectos fundamentales de la contabilidad de un negocio, existen otros factores que también se deben tomar en cuenta.

Por ejemplo, es necesario que la información contable de tu empresa refleje los diferentes activos que conforman su patrimonio, como:

  • Vehiculos livianos y pesados
  • Locales
  • Maquinarias
  • Equipos informáticos

Al contar con una lista de bienes y, por supuesto, sus costos, podrás hacer una estimación del valor general de tu compañía, lo que te será útil a la hora de solicitar algún financiamiento y diferentes tipos de crédito.

Incluso, se trata de un dato que debes conocer para realizar declaraciones ante organismos tributarios.

Sumado a esto, es necesario que hagas un seguimiento al costo de los activos de tu negocio, ya que estos suelen disminuir con el paso del tiempo. En pocas palabras, ser consciente de la depreciación.

En el caso de los vehículos y las maquinarias, tienden a depreciarse y, además, acarrear gastos en mantenimiento a raíz de su deterioro, así que es importante identificar el momento preciso para venderlas o reemplazarlas.

5. Gestiona tus impuestos

Las responsabilidades fiscales forman parte de los aspectos fundamentales de la contabilidad de las compañías. Por ese motivo, es necesario que las gestiones de manera minuciosa y organizada.

Entre otras cosas, debes evaluar el flujo de caja y nivel de ingresos para realizar previsiones de los impuestos que tendrás que pagar en el futuro cercano.

Esa es una de las razones que demuestran la importancia de soluciones tecnológicas como sistemas de facturación y softwares de gestión.

Estas herramientas te permitirán registrar las diferentes operaciones cada vez que se producen, lo que te ayudará a determinar el porcentaje de impuestos de cada una de ellas.

Esta dinámica te servirá para establecer un plan de ahorro orientado a reunir el capital correspondiente a tus compromisos fiscales tras cada revisión de ingresos.

De esa manera, cuando llegue el momento de cancelar deudas tributarias no representará un gran impacto para el flujo de caja.

6. ¡Delega funciones!

La gestión gerencial puede ser tan apasionante como exigente e, incluso, estresante si no creas el hábito de delegar funciones.

En el área de la contabilidad, especialmente, asignar diversas responsabilidades a un grupo de trabajo resulta de vital importancia.

Aunque es necesario que te involucres en este aspecto y lo sigas de cerca, lo cierto es que tus conocimientos y esfuerzos no te bastarán para desarrollar, de forma eficaz, los diferentes procesos contables que genera una compañía.

Independientemente del giro y tamaño de tu negocio, es indispensable que establezcas un departamento de contabilidad con una sólida estructura de mando y tareas diarias muy bien definidas.

Además, también debes acompañar el esfuerzo de tus trabajadores con las mejores soluciones tecnológicas para la gestión contable.

Eso evitará que esta área se convierta en uno de tus grandes dolores de cabeza como emprendedor y te robe parte del tiempo que esperas dedicarle a tu familia u otras actividades.

7. Establece un plan de contabilidad

La planificación es indispensable en distintas áreas de los negocios y la contabilidad no es la excepción.

Para gestionar este aspecto con eficacia, es importante que establezcas una planificación que contemple fundamentos, conceptos, principios y normas internas para el manejo, interpretación y análisis del capital.

Además, es necesario que el control de los procesos contables se desarrolle bajo los parámetros legales de la nación.

Recuerda que, como hemos mencionado en varias ocasiones, la tecnología es una mano amiga en esta área. Por eso, no olvides incluirla en el plan de contabilidad de tu empresa.

8. Permanece al pendiente de nuevas leyes y regulaciones

Siempre ten presente que la contabilidad guarda una estrecha relación con los impuestos.

Por esa razón, existen diferentes leyes y regulaciones que controlan esta área de los negocios y, a la vez, contribuyen con la disminución de la evasión fiscal y otros fraudes, que perjudican tanto a las empresas como a los consumidores.

Para estar actualizado sobre este aspecto, por ejemplo, es importante consultar con regularidad el código de comercio y la Ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Además, es necesario estar al pendiente de los nuevos decretos y regulaciones relacionados a la contabilidad que son publicadas en el Diario Oficial de la Federación.

Otra manera de estar al tanto de cualquier cambio en la legislación vigente que pueda afectar tu negocio, es ser miembro de una comunidad donde puedas interactuar y compartir contenidos con otros empresarios.

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9. No permitas que se acumulen tareas

La gestión contable es un trabajo diario, que requiere de disciplina y minuciosidad. Para que esto se cumpla, es importante que te preocupes por evitar que se acumulen tareas.

Dejar el cálculo de impuestos para los últimos tres días del mes y auditar estados financieros mucho tiempo después de que se produjeron son algunos errores que pueden originar descontrol y deficiencia en la contabilidad.

Y es que para manejar con éxito los procesos contables, el equipo de trabajo debe mantener una actitud proactiva y no reactiva.

Adelantarse a los hechos, evaluar escenarios futuros, completar tareas de forma inmediata y planificar a largo plazo son factores indispensables de una buena gestión de contabilidad.

10. Assegúrate de cobrar todas las cuentas

La gestión de las cuentas por cobrar es otro de los grandes retos que afrontan las organizaciones empresariales.

Manejar de forma eficaz es sinónimo de un flujo de caja saludable y bienestar financiero en general.

En cambio, no poseer control sobre los créditos otorgados y sus cobros compromete seriamente la operatividad de los negocios.

Para estar seguro de cobrar todas las cuentas en el tiempo indicado, existen ciertas tareas que deben convertirse en una rutina dentro del departamento de contabilidad o el de tesorería.

Una de estas prácticas es la cobranza preventiva, que consiste en avisar al cliente, con suficientes días de antelación, la fecha de vencimiento de su factura y el monto correspondiente a la deuda.

Además, como una forma de fidelizar clientes y, sobre todo, de incentivarlos a ser responsables, puedes ofrecer descuentos por pronto pago.

Básicamente, esto consiste en ofrecer un precio preferencial por un bien o servicio a aquellos usuarios que liquiden mucho antes del día límite.

Por otro lado, aprovecha plataformas digitales, como los correos electrónicos, para automatizar los recordatorios de pago y vencimiento de facturas.

Eso sí, llevar a cabo estas tareas no servirá de nada si no conviertes las cancelaciones de deudas en información contable de manera inmediata.

También es necesario que dentro de los balances de contabilidad contemples aquellos montos de dinero que, a pesar de que aún no has recibido, corresponden a un producto que ya entregaste al cliente.

11. Evalúa indicadores

En el competitivo ámbito empresarial de hoy, la evaluación interna constante resulta fundamental.

Lógicamente, las áreas relacionadas a las finanzas son aquellas a las que se le debe dar especial atención en los diagnósticos.

Aunque el desenvolvimiento del talento humano y la eficiencia de los procesos son aspectos muy importantes y, en consecuencia, se deben analizar, lo cierto es que no vale de nada tener un resultado óptimo en ellos si la compañía tiene problemas económicos que, lamentablemente, la pueden llevar a la quiebra.

Dicho esto, es importante que conozcas 5 de los indicadores de contabilidad que debes vigilar de cerca.

I. Razón corriente

Este es uno de los indicadores más útiles para las compañías, ya que mide la capacidad que tienen para cumplir con responsabilidades económicas inmediata, como el pago de impuestos y la cancelación de cuotas de crédito.

Para calcular esta métrica se divide el monto correspondiente a las obligaciones financieras a corto plazo de los activos corrientes, es decir, aquellos que pueden convertirse en dinero en un lapso de tiempo inferior a un año.

II. Prueba ácida

Esta métrica, al igual que la anterior, mide el dinero disponible para el pago de deudas a corto plazo; sin embargo, resulta mucho más precisa y puntual.

Y es que la prueba ácida, al no tomar en cuenta el valor de inventarios y otros activos, simplemente se enfoca en determinar la cantidad de efectivo que tiene una empresa en un determinado momento.

III. Rotación de cartera

Para calcular este indicador de contabilidad se divide la cantidad de cuentas por cobrar del total de ventas generadas.

Esto permite detectar cuántas veces retorna a la compañía el dinero correspondiente a las cuentas por cobrar en un periodo de tiempo determinado.

IV. Rotación de inventarios

La gestión de inventarios es un aspecto fundamental en los negocios y, por suerte, se puede evaluar constantemente gracias a este indicador de contabilidad.

Esta métrica, como su nombre lo refleja, indica la cantidad de veces que la mercancía se agota y se repone en un periodo de tiempo determinado.

V. Margen de ganancias

Este es uno de los indicadores de contabilidad más conocidos y, a la vez, efectivos, así que no lo puedes dejar fuera.

El margen de ganancias no es más que la utilidad que obtiene la empresa por cada artículo o servicio vendido.

Hacerle seguimiento a esta métrica permite establecer una política de precios coherente, que genere confianza en los usuarios y, a la vez, resulte atractiva.

12. Registra las deudas implícitas

Para gestionar eficazmente la contabilidad de una empresa no se puede pasar por debajo de la mesa ningún aspecto.

Además de registrar las deudas inminentes, como los impuestos y el pago de créditos, debes tomar en cuenta aquellas implícitas.

Un ejemplo de ello son los pasivos laborales, como se le conoce a la deuda que adquiere una compañía a raíz de los años de servicio de un empleado para la organización, lo que acarrea gastos como prima de antigüedad e indemnización por despido, de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo.

¡Perfecto! Si llegaste hasta este punto del texto ya sabes qué cosas debes hacer para gestionar la contabilidad de tu empresa de forma efectiva.

Recuerda que, como mencionamos en esta sección, la tecnología es un factor esencial en el manejo contable.

Por ese motivo, en las próximas líneas te hablaremos acerca de los beneficios que brinda un ERP en la nube, una de las mejores herramientas para optimizar la contabilidad y los negocios en general.

Entonces, ¿te gustaría conocer las ventajas de aplicar esta poderosa solución tecnológica? Si tu respuesta es “sí”, ¡no te vayas!

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Beneficios del software contable

Beneficios de un ERP como software contable

 

Hacer crecer tu emprendimiento o expandir tu empresa te puede brindar la estabilidad financiera que tanto has anhelado, necesitas trabajar de forma impecable la contabilidad.

Recuerda que del control que tengas en esta área depende la salud financiera de tu compañía.

Por esa razón, implementar un sistema ERP en la nube para automatizar y optimizar los procesos contables resulta una excelente decisión desde el punto de vista gerencial.

Si optas por dar este paso, tu empresa disfrutará de los siguientes 6 beneficios.

¡Echa un vistazo!

1. Podrás acceder a los datos de tu empresa desde cualquier sitio

Una de las grandes ventajas de un sistema ERP en la nube es que no aloja la información contable en un equipo informático específico.

Esto quiere decir que, al resguardar la documentación en servidores remotos, podrás acceder a ella desde diferentes sitios y dispositivos.

Sí, tendrás la posibilidad de analizar información valiosa de tu organización mientras te encuentras de viaje o, incluso, desde la comodidad de tu casa.

Por esa razón, si deseas pasar más tiempo con tu familia, ¡un software ERP en la nube te ayudará!

2. Toda tu información estará alojada en un solo lugar

A diferencia de otros sistemas, que reparten los datos en diversos dispositivos de almacenamiento físicos y computadoras, un software ERP en la nube respalda toda la información de tu empresa en el mismo lugar.

Lo mejor de todo es que, además de alojar toda la documentación en un mismo sitio, genera copias de ella de forma automática.

3. Podrás trabajar en el sistema en conjunto con el equipo de contabilidad

Si te preguntas cómo elegir un software contable para tu PYME, procura encontrar alguno que sea multiusuario.

Esta característica permitirá que varios miembros de la organización, previamente autorizados, puedan acceder a los datos sobre contabilidad y otras áreas.

Gestionar este software con un equipo liderado por el contador de tu negocio y, por supuesto, en el que también te incluyas, te ayudará a optimizar el manejo, interpretación y análisis del capital.

4. No gastarás en mantenimiento y actualizaciones posteriores

Aunque, lógicamente, implementar un sistema ERP en la nube representa una inversión, con el paso del tiempo se convertirá en una decisión ahorrativa.

Y es que otra de las cualidades de un buen software de este tipo es que no requiere de mantenimiento ni actualizaciones posteriores.

Eso sí, a pesar de que cuente con estas características, los expertos que te brinden apoyo técnico con la implementación del software deben ofrecerte servicio de soporte y asesoría continua.

Aunque, sin duda, se trata de una herramienta muy efectiva, ninguna solución tecnológica es infalible.

Sin embargo, ¡tranquilo! Recuerda que estos sistemas almacenan y resguardan la información contable y de otras áreas en servidores remotos, por lo que no se perderá si surge algún contratiempo.

5. Mantendrás tus datos privados

El ámbito empresarial es muy competitivo y, por eso, existen ciertos datos contables que solo debes conocer tú y tu equipo de trabajo para optimizar la toma de decisiones.

Teniendo en mente eso, un buen sistema ERP cuenta con altos estándares de seguridad y privacidad.

Estos softwares controlan el acceso de los usuarios a través de permisos previamente establecidos.

6. Modernizarás tu negocio

Un buen sistema ERP tiene la capacidad de integrarse con otras soluciones tecnológicas que ya existan en tu negocio, como la facturación electrónica, por ejemplo.

Esta dinámica permitirá que la tecnología gane espacios en la cultura organizacional de tu empresa, lo que se traduce en una modernización integral de todos los procesos, especialmente aquellos relacionados a la contabilidad.

¡Y listo! Estas son 6 de las muchas de las ventajas que obtendrás de la gestión contable con un sistema ERP en la nube.

Nunca olvides que esta área es una de las más complejas e importantes para los negocios, así que es necesario apoyarse en soluciones tecnológicas para optimizarla.

Ahora, enfócate en encontrar el equipo de expertos adecuado para completar la implementación de este software.

¿Te resultó de provecho este artículo? Si quieres echarle un vistazo a otros contenidos sobre la gestión de la contabilidad y otras áreas de los negocios, ¡no dejes de seguir las entradas de nuestro blog!

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