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Guía básica para el control de inventarios en las PYMES

Guía básica para el control de inventarios en las PYMES
Hombre y mujer acordando la importancia del control de inventarios.

La importancia del control de inventarios

 

Los inventarios pueden ser fácilmente catalogados como el corazón de las empresas, sin importar se trate de una PYME o de una gran compañía transnacional, pues sustentan su principal actividad: la compra y venta de productos y servicios. En otras palabras, estos activos son la sangre de tu negocio y el mejor indicador del estatus de tus finanzas.

Si bien hay numerosas razones para darle importancia al control de inventarios, una de ellas es que de su flujo y aprovechamiento depende tu capacidad de atender la demanda, y por ende, tus ganancias. Además, su mal manejo genera pérdidas que pueden comprometer la existencia de tu negocio.

Así pues, el control de inventarios es uno de tus mejores consejeros a la hora de tomar decisiones de negocios y de implementar procesos que mejoren tu rentabilidad. Por ello, el tener finanzas sanas que se reflejen en un eficiente control de inventarios es fundamental para el éxito de tu empresa.

Pese a esto, el control de inventarios pocas veces recibe la atención debida en las micro, pequeñas y medianas empresas. De hecho, la mayoría ni siquiera cuenta con alguna clase de registro, política o sistema para realizar esta tarea.

Todo lo anterior cobra gran relevancia si se toma en cuenta que solo el 10% de las PYMES alcanzan los 10 años de vida y el 75% de ellas fracasa antes de los 2 primeros años, según datos difundidos por el Centro para el Desarrollo de la Competitividad Empresarial.

Por este motivo, en seguida encontrarás información que te será de gran utilidad, empezando por qué son y cuáles son los diferentes tipos de inventarios, para pasar a conocer las consecuencias del mal manejo de estos, hasta conocer cómo implementar un sistema de control de inventarios efectivo.

Importancia de los proveedores en los inventarios

Antes de continuar, hacemos énfasis en uno de los aspectos claves de la administración de inventarios: la relación entre tu PYME y sus proveedores. Una relación que debe ser la de socios que impulsan mutuamente su competitividad.

Para lograrlo, ambas partes deben de ser capaces de compartir información e innovación tecnológica. Después de todo, una buena relación comercial puede traerte grandes beneficios, tales como:

  • Obtención de materias primas o productos de mejor calidad, a mejor precio y con opciones de crédito.
  • Una logística de entrega más afín a tus tiempos y requerimientos
  • Productos de novedad, mejorados o que presentan una innovación que puede beneficiar a tu negocio.

Como ves, los proveedores son un actor clave para tu empresa; fincar una buena relación comercial siempre será positivo para un negocio que aspire a crecer. De ahí la importancia de cuidar a tus proveedores y tener especial cuidado en su selección.

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Transportación de productos de inventario.

¿Qué son los inventarios?

 

No contar una gestión optimizada a las necesidades de tu empresa puede significar una pérdida financiera y poner en peligro su permanencia en el mercado. Empecemos por lo básico y repasemos una cuestión básica: ¿qué son los inventarios?

Los inventarios son todos los bienes que posees –productos y materias primas– que tendrán un uso futuro para satisfacer la demanda de tus clientes, ya sea a través de la producción de nuevos productos o la venta directa de los mismos.

En términos de contabilidad, también nos referimos al inventario como la relación detallada de todos estos bienes antes mencionados que sirve para responder la pregunta: ¿con qué cuenta mi empresa en un cierto momento para satisfacer la demanda de mis clientes?

Concretamente, los inventarios representan un activo –¡son parte de tu capital económico!–, por esta razón necesitan una correcta administración. Sobre todo si consideramos que, como veremos luego, pese a ser un activo, su gestión implica costos.

¿Sabías que…? Un buen control de inventarios te preparará para un posible crecimiento en tus operaciones al ofrecerte indicadores para saber el estado financiero de tu PYME.

Para evitar la quiebra de tu empresa, te recomendamos descargar nuestro ebook gratuito en donde encontrarás consejos muy útiles para prevenir estos riesgos.

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Gerente de empresa enseñando los diferentes tipos de inventarios.

¿Qué tipos de inventarios existen y cómo se clasifican?

 

El primer paso para establecer un control adecuado de tus inventarios es conocer los tipos de inventarios que existen para identificar cuáles tienes y cuáles son los más adecuados para tu negocio.

Los inventarios de una empresa varían de acuerdo al giro o industria a la que pertenece, así como a las necesidades y actividades de la misma.

No es lo mismo contar con un almacén que tiene una rotación mensual a manejar productos perecederos que tienen movimiento diariamente.

Es por ello que los inventarios se clasifican de la siguiente manera:

  • Inventarios según el momento
  • Inventarios según la logística
  • Inventarios según la periodicidad
  • Inventarios según la forma

Inventarios según el momento

Esta clasificación refleja el detalle de existencias de tu empresa de acuerdo al momento del periodo contable en el que se realiza.

Inventario inicial

En términos contables, se refiere al inventario con el que cuentas antes de que adquieras inventario adicional o de que vendas el existente en un determinado periodo.

Inventario final

Es el detalle de existencias y saldos al cierre de un periodo contable. Es de vital importancia, ya que está incluido en el balance general de la empresa.

Inventarios según la logística

Como su nombre lo indica, esta clasificación de inventarios depende del papel que estos jueguen dentro del proceso logístico de tu empresa.

Inventario de anticipación o previsión

Es un inventario sujeto a temporadas u ofertas comerciales que requieran ciertos productos en existencia.

Inventario en lote

Son productos que se miden en tamaño de lote, lo que reduce los costos y se hace en lugar de solicitar un reabasto cuando ya es necesario.

Inventario en consignación

Se refiere a los bienes que un consignador envía a otra empresa con el propósito de que los venda a nombre del consignador.

Inventarios según la periodicidad

Inventarios periódicos

Son inventarios que se realizan de principio a fin durante un periodo contable. Se basa en conteos físicos de forma trimestral o anual.

Inventarios perpetuos

Registra los saldos después de que se realizó una transacción y aporta información actualizada y confiable sobre una base diaria. Su ventaja reside en el control constante y en la disminución del robo hormiga.

¿Te gustaría saber cómo definir la periodicidad de tu inventario? Te recomendamos leer este artículo.

Inventarios según la forma

Inventarios de materias primas

Son empleados para determinar el stock de existencias actuales en cuanto a materias primas o insumos que serán tratados para la generación de los productos finales que la empresa fabrique.

Empresas que suelen contar con este tipo de inventarios: empresas del sector alimentos como cárnicos, pescados y mariscos, lácteos, pastelerías; empresas del sector salud, tal como técnicos en prótesis dentales.

Inventarios de productos en proceso

Son activos que se encuentran en un proceso de modificación y que se utilizarán en la producción de otros productos en proceso o productos terminados.

Ejemplos de empresas que suelen realizar este tipo de inventarios: ópticas que intervienen en el armado de un armazón, empresas textiles que diseñan y confeccionan prendas, empresas del sector bebidas que envasan vinos, licores, agua o refrescos.

Inventarios de productos terminados

Se realiza un conteo de todas las mercancías o productos que el negocio ha producido y que están listos para su venta a los clientes finales.

Empresas que suelen contar con este tipo de inventarios: empresas distribuidoras o comercializadoras de alimentos; así como empresas del sector salud como laboratorios, farmacias, hospitales, de venta de equipo médico, dentistas y ópticas.

¿Has logrado identificar cuál es el tipo de inventario que más le conviene a tu empresa? Detente un momento a reflexionar este punto, ya que más adelante conocerás las técnicas adecuadas para controlarlo de la manera más eficiente.

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Dueño de empresa detectando la falta de control en sus inventarios.

Consecuencias de un mal control de inventarios

 

Ya que tenemos claro qué es el inventario y cómo se clasifica, debemos de proceder a entender perfectamente cuáles son las consecuencias derivadas de un control inadecuado del mismo.

Nos enfocaremos en una de las consecuencias que te permitirán entender la gravedad del asunto con mayor facilidad: la pérdida de mercancías, un problema común en algunas PYMES con deficiencias en sus sistemas de inventarios.

Además, tenemos que recordar que nuestra mercancía es capital, es decir, ¡el inventario es prácticamente tu dinero!

¿Cómo evitar la pérdida de mercancía?

Para que este problema no afecte la rentabilidad de tu negocio, lo primero que debes hacer es conocer que existen 3 tipos de pérdidas de mercancía, algunas por mala fe y otras por errores humanos: robo por empleados, ventas falsas y errores administrativos.

A continuación te compartimos algunas medidas básicas para mejorar tu control y evitarlas.

Cómo evitar el robo por empleados

Nos cuesta trabajo admitirlo, pero el robo por parte de los empleados es una realidad a la que todos estamos expuestos. Si has notado que tus empleados son quienes se roban parte de tu mercancía, estos tips te ayudarán mucho:

  • Mejora los filtros de reclutamiento: asegúrate de contar con referencias y realizar investigaciones laborales.
  • Coloca cámaras de video: instalar cámaras de monitoreo ya no es tan costoso como antes. Además, hacerlo te ayudará a disuadir o detectar cualquier robo de algún empleado.
  • Divide el área de facturación y de entrega de mercancía: es recomendable que sean dos departamentos distintos.
  • Implementa auditorías: apóyate de un sistema administrativo para el control de inventarios que te permita realizar auditorías de forma esporádica. ¡Estas herramientas son cada vez más accesibles!

Cómo evitar las ventas falsas

Ocurre cuando un colaborador con mala fe realiza una venta sin recibo. Establece estas básicas medidas para evitar este tipo de robo:

  • Política de ticket: haz una señal visible de tu política de recibo obligatorio, donde comuniques a tu cliente que si el vendedor no lo entrega, la compra es gratis.
  • Auditorías: de nueva cuenta, apoyarte en un sistema administrativo para el control de inventarios te facilitará la vida.
  • Registra cada movimiento con un control de inventarios adecuado.

Cómo evitar los errores administrativos

Los errores administrativos ocurren sin mala fe cuando un encargado omite registrar una salida. Para evitarlos, es posible implementar sistemas de control electrónicos. Existen sistemas muy accesibles en el mercado, incluso para negocios pequeños.

¿Y cómo evitar el robo hormiga?

Ya hablamos anteriormente del robo por empleados, pero hay una forma de este al que hay que prestarle especial atención: el robo hormiga. Y es que este hurto causa al año cerca de 140 mil millones de pesos en pérdidas, de acuerdo a estadísticas de la Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales (ANTAD).

Sin duda, un mal control de inventarios deja a tu empresa vulnerable ante robo hormiga. Te presentamos algunas medidas útiles que pueden reducir el riesgo de que tu empresa

Medidas tecnológicas contra el robo hormiga

Además de las ya mencionadas cámaras de vigilancia, existen otras dos maneras que pueden ayudarte a evitar este tipo robo:

  • Establece controles automatizados en áreas sensibles (como la caja o el almacén) que indiquen, por ejemplo, el tiempo y hora de venta, así como nombre del vendedor, y el responsable del área en el momento en que pueda presentarse un suceso.
  • Registra cada uno de los productos o materiales de uso diario, implementa un sistema de control electrónico que pueda monitorear sus cambios de lugar, último responsable a cargo del área, etc.

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Gerente evaluando la inversión necesaria para controlar sus inventarios.

Control de Inventarios: ¿Gasto o inversión?

 

El inventario es una inversión necesaria para tu negocio, tanto por el gran porcentaje del presupuesto que es dirigido al área de operaciones, como por los beneficios que aporta para mejorar el flujo de efectivo que se requiere para hacer crecer una PYME.

Los tipos de costos generados por la administración y almacenamiento de tus bienes o productos se clasifican en 3 categorías:

  1. Costos por hacer un pedido: se generan por las actividades de reaprovisionamiento de existencias, tales como las tareas administrativas que se necesitan para el pedido (facturación, comunicación, contabilidad), o bien, los costos relacionados al transporte y la recepción de la mercancía.
  2. Costos por almacenamiento: son los que definen el tipo de almacenamiento idóneo para tu negocio, esto incluye si son alquilados o propios. Adicionalmente, incluyen los costos por mantenimiento y servicios, entre otros.
  3. Costos de rotura o de falta de existencias: estos se ocasionan cuando un pedido no puede satisfacerse. ¡Ojo con este tipo de costos! Es uno de los más problemáticos, ya que puede provocar la pérdida de clientes.

¿Cómo se mide el retorno de inversión (ROI) en el control de inventarios?

El Margen Bruto del Retorno de la Inversión de Inventario, o GMROI por sus siglas en inglés, es un importante indicador de productividad del inventario. Este mide la capacidad de una empresa de convertir su inventario en utilidades y es calculada al dividir el margen bruto por el promedio de los costos de su inventario en un periodo determinado.

Este indicador es muy utilizado en todo tipo de negocios. Para calcular el GMROI existen diversos métodos, a continuación te presentamos una fórmula que puedes aplicar:

El que tu GMROI sea superior a 1 (o 100%) indica que tus inventarios son rentables. Si es menor a 1, significa que pueden estar generando pérdidas a tu empresa y se requiere un análisis más profundo. Lo importante es siempre buscar la optimización de tu retorno de inversión.

Calcular el GMROI de tus inventarios te permitirá prestar atención a los departamentos que conforman tu empresa, conocer los costos y controlar efectivamente tu inventario.

Si bien el GMROI es un importante indicador, también es relevante para conocer tu ROI:

  1. Conocer la rotación anual de tus inventarios.
  2. Contar con información actualizada que te permita visualizar el número de oportunidades de obtener beneficios cada año.

Un eficiente control de inventarios te permitirá un crecimiento sostenible y constante, ya que te permitirá detectar oportunidades de ahorro y un ambiente de certeza y confianza en tus colaboradores.

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Gerente organizando un sistema de control de inventarios.

¿Cómo organizar un sistema de control de inventarios efectivo?

 

Para implementar un sistema de inventarios efectivo es necesario realizar 3 acciones básicas:

  1. Definir si llevarás tu inventario de forma periódica o permanente.
  2. Realizar un registro exacto de tus artículos.
  3. Valuar tu inventario (Método ABC).

Para llevar a cabo estos pasos existen diversos métodos y técnicas los cuales exploraremos a continuación. Te invitamos a conocerlos para aplicar aquellos que se adecúen a tus objetivos de venta.

Técnicas y métodos para el control de inventarios

Método ABC para la valuación de inventarios

Este análisis, también conocido como el método 80/20 al estar inspirado en la Ley de Pareto, consiste en establecer la prioridad de tus mercancías con base en la cantidad y el valor que representan para tu empresa y tus clientes finales.

Para este método de valuación, se emplean generalmente 3 tipos de categorías:

  • Artículos clase A. Representan aproximadamente el 20% del total del inventario y su valor puede alcanzar el 80%. Este tipo de artículos suelen tener una frecuencia baja en sus ventas.
  • Artículos clase B. El 40% de los artículos suele ser de esta clase y rondan el 15% del valor total del inventario. La frecuencia de sus ventas es moderada.
  • Artículos clase C. El 40% restante de las mercancías se categoriza en la clase C. Suele representar 5% del valor total del inventario. Su frecuencia de ventas es alta.

Identifica cada una de esta categorías y así podrás visualizar de una mejor manera cuáles son los productos que necesitan más atención que otros. Siempre recuerda: el inventario con mayor impacto financiero requerirá los mayores esfuerzos en su gestión.

Es importante que también consideres que los porcentajes que implica el método ABC te servirán sólo como una guía, ya que estos pueden modificarse de acuerdo a las características o necesidades de tu respectivo negocio.

Método EOQ (Cantidad Económica de Pedido)

Es una técnica que busca determinar el monto de pedido que reduzca en mayor medida los costos de inventario y está caracterizado por estar basado en 3 supuestos clave:

  1. Que la demanda es constante y conocida a priori.
  2. Que la frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.
  3. Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que los inventarios se agotan.

TIP: Con este método tendrás que ejecutar la solicitud de la Cantidad Económica de Pedido (CEP) en el momento preciso en el que alcances a un nivel de inventario determinado.

Conteo cíclico

Este método de conteo de inventarios consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario total, con el fin de que todo este se haya contado al menos una vez en un periodo de tiempo determinado.

Método PEPS (Primeras entradas, Primeras salidas)

Si tu negocio maneja alimentos y bebidas, es probable que el método PEPS sea el ideal para ti. Este consiste en identificar los primeros artículos en entrar al almacén para que sean los primeros en ser vendidos o utilizados en la producción. De esta manera, podrás evitar que tus productos caduquen, logrando un movimiento más constante y al momento.

¡Muy importante! Este es un método que requiere ser ejecutado a través de una plantilla de inventario con la cual puedas establecer el total de tus movimientos dentro de tu almacén, siempre de una manera actualizada.

Te recomendamos que esta plantilla esté alojada en la nube para que puedas acceder a ella en cualquier momento, y de esta manera, las personas que gestionen el inventario de tu empresa, puedan tener el control en tiempo real.

Checklist para subir tu inventario a un software en la nube.
Descarga el checklist para subir tu inventario a la nube.
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¿En realidad son útiles las plantillas de Excel para el control de inventarios?

Son útiles si todavía registras procesos a lápiz y si pierdes tiempo ingresando información contable de un dispositivo a otro.

¿Cuáles son las ventajas que podrás obtener al trabajar con plantillas de Excel? Excel es un programa accesible, y en ocasiones gratuito, que puede ser usado para funciones muy básicas.

Es tan fácil de usar que te olvidarás de sistemas complicados y difíciles de operar. Además, es compatible con muchos softwares de administración, por lo cual podrás subir tus inventarios sin problema alguno.

Si lo que te preocupa de usar plantillas de Excel son las tediosas fórmulas, ¡olvídate de ello! Es por eso que hemos creado una plantilla sencilla y fácil de usar especialmente para ti.

Plantilla de excel para control de inventarios.
¡Descarga la plantilla para controlar tu inventario ahora mismo!
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Gerente trabajando en su computadora para llevar el control de sus inventarios.

Software para inventarios

 

Cuando una empresa se encuentra en crecimiento, la necesidad de mantener el orden de las operaciones se convierte en un esfuerzo de todos los días. Si tu PYME no está preparada para los cambios, corres el riesgo de perder clientes. Un crecimiento sano debe hacerse con planificación.

Los softwares de control de inventarios son una herramienta común, y contrario a lo que generalmente se cree, existen muchas opciones accesibles que se adaptan a lo que tu negocio necesita específicamente.

¿Qué beneficios tiene un software de inventarios para mi empresa?

Realiza el registro de tus operaciones en tiempo real

Gracias a la tecnología puedes acceder a tu información en el momento que lo necesites y observar tu volumen de ventas actualizado automáticamente.

Aumento de las ventas

Disminuye el riesgo por falta de stock, lo que te ayuda a siempre procurar que tus clientes encuentren lo que necesitan. Eso te puede hacer ganar su preferencia.

Ahorro de tiempo en el manejo del inventario

Gracias a un software de inventario te olvidas del registro a mano de tus operaciones, evitas errores de captura y extravío de productos. Optimizas tus tiempos para concentrarte en lo importante.

Garantiza el abasto de productos

Contar con un software de inventarios te permite establecer máximos y mínimos para el reabastecimiento de productos, de esta manera, siempre tendrás productos disponibles para ofrecer a tus clientes.

Mejoras la recepción y transferencia de productos

Agiliza tus procesos de envío y transferencia. Además, según el programa de inventarios que utilices, puedes automatizar varios de estos procesos.

Genera reportes periódicos

Puedes generar los reportes que necesites en el tiempo que necesites: mensual, semanal o diario.

Planeación con precisión

Con información precisa de los procesos de tu negocio puedes realizar planeaciones efectivas. Puedes prever las tendencias y estar preparado para llevar a tu negocio hacia el futuro.

¿Buscas un programa para el control de tus inventarios?

Conoce la prueba gratuita de Bind ERP.

Para demostrarte todas las ventajas que un software de inventarios puede hacer por tu negocio, te ofrecemos una prueba gratuita de Bind ERP por 15 días.

Nuestro sistema está ayudando a miles de pequeñas y medianas empresas a generar mayores utilidades al ofrecerles un control efectivo de sus operaciones. ¡Queremos que tú también crezcas!

Prueba Gratuita de Bind ERP

La ventaja de esta prueba es que podrás acceder a muchas funciones avanzadas que te demuestran lo fácil que puede ser implementar esta herramienta en tu negocio.

Con el software para inventarios de Bind ERP podrás:

  1. Importar información de tus inventarios al instante.
  2. Obtener información automática de catálogo de productos y proveedores, lista de clientes.
  3. Ver tus cuentas de cobros, pagos, gastos y facturas.
  4. Podrás acceder a una visualización general de los números de tu PYME.
  5. Generar reportes actualizados de los movimientos y la contabilidad de tu negocio.

De igual forma, al probar este software de forma gratuita podrás comunicarte sin compromiso con nuestros consultores especializados quienes te pueden indicar los beneficios que puedes tener usando las herramientas que Bind ERP te ofrece.

Las mejores lecciones sobre el control de tu negocio son las que puedes aprender por ti mismo. Practica, compara y aprovecha la tecnología para llevar adelante a tu PYME.

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