En el mundo empresarial de hoy, adaptarse a las tendencias tecnológicas resulta indispensable. Si esperas que tu compañía optimice su rendimiento y obtenga mejores resultados, es importante que apliques las más innovadoras prácticas y herramientas, como trabajar en la nube, por ejemplo.
De hecho, siempre que te preguntes cómo hacer una empresa exitosa, necesitas pensar en que tanto tú como tu equipo deben estar siempre actualizados. Sin duda, estar al día representa grandes beneficios para todos los negocios.
Y bien, ¿has escuchado hablar sobre cloud computing o «la nube»? Si no conoces mucho sobre este tema, ¡no te preocupes! Simplemente sigue leyendo este artículo. Para empezar, resulta elemental que repasemos la definición de la nube.
Esencialmente, es un término que se utiliza para referirse a una red mundial de servidores diseñados para almacenar y administrar datos, ejecutar aplicaciones, entre otras cosas; cada uno de estos cuenta con una función específica, pero trabajan en conjunto como un único ecosistema de información.
Ahora que conoces qué es la nube, llegó el momento de que nos traslademos al mundo de los negocios. Si quieres saber las ventajas que ofrece esta tecnología a las empresas, ¡echa un vistazo a la siguiente sección!
Beneficios de la nube
Si buscas consejos para la gestión y administración de PYMES, trabajar en la nube es uno de los más importantes.
Al utilizar esta herramienta, sin duda podrás gozar de grandes beneficios para tu compañía. A continuación, te mencionaremos 12 de estos.
¡Atención!
1. Siempre tendrás a la mano tus datos de interés
Contar con información valiosa sobre tu organización siempre que lo necesites resultaría grandioso, ¿cierto? Por suerte, es una de las ventajas que puedes disfrutar si decides trabajar en la nube.
Y es que una de las grandes virtudes de esta herramienta es que no demanda complejos equipos informáticos y elimina la necesidad de tediosas búsquedas en almacenes físicos de archivos para acceder a datos y estadísticas de interés para la gestión empresarial.
Para tener a la mano todo lo que hayas almacenado en la nube, simplemente necesitas conexión a Internet y un dispositivo tecnológico compatible.
En conclusión, no tendrás que estar en la oficina para revisar información y compartir archivos que resultan indispensables para la toma de decisiones o el diseño de estrategias de tu empresa.
De esa manera, tus estadías en la sede de la compañía pueden acortarse considerablemente al poner en marcha esta sofisticada práctica para almacenar datos y permitirte concentrarte en otras tareas o proyectos.
Asimismo, si eres uno de esos de emprendedores que desea poder pasar más tiempo con su familia y no tener que supervisar de manera presencial los múltiples procesos de la empresa, laborar en la nube te puede ayudar de gran manera.
2. Tus datos siempre estarán actualizados
Quizás, aunque desees pasar más tiempo en casa, temes que tu ausencia en la oficina ocasione algunas deficiencias en la actualización de la información que se aloja en la nube.
En ese caso, ¡tranquilo! La buena noticia para ti es que un sistema de calidad, creado para trabajar por medio de esta red de servidores, te garantizará que los datos sean fiables y, sobre todo, recientes.
Sí, con este tipo de soluciones tecnológicas, las cifras, estadísticas e informes que resultan indispensables para la evaluación y el manejo del negocio, se actualizarán de forma automática.
Además, para que los datos se renueven o ajusten a la realidad actual no tendrás que hacer inversiones en nuevos sistemas de trabajo en la nube, ya que este tipo de softwares contemplan las actualizaciones desde un principio, es decir, forman parte de sus servicios.
3. Contarás con una gran capacidad de almacenamiento
¿Tu empresa tiene una robusta estructura operativa? ¿Diariamente genera mucha información y datos que se deben revisar? Si tu respuesta a estas preguntas es “sí”, trabajar en la nube adquiere una mayor relevancia para tu compañía.
Entre otras cosas, una de las ventajas de esta tecnología con respecto a los tipos de almacenamiento tradicionales es que su capacidad es casi ilimitada.
En pocas palabras, esta herramienta te garantizará que no te quedarás sin espacio para guardar lo que necesites.
Lógicamente, la capacidad de un sistema de trabajo conectado con la nube varía dependiendo de muchos aspectos, como los planes o paquetes de la empresa que preste el servicio, por ejemplo.
Sin embargo, no hay de qué preocuparse, pues si acudes a expertos en el tema, te ayudarán a que determines un espacio acorde a la cantidad de archivos, datos e información en general que requieras para la gestión de tu negocio.
4. ¡Tu información estará segura!
Aclarar este punto nunca está de más. Como toda herramienta vanguardista, el almacenamiento en la nube puede ser sorprendente para algunas personas y, por eso, suelen surgir algunas dudas. Una de ellas es qué tan segura es esta tecnología.
Esta innovación, como otras tendencias, cuenta con sofisticados mecanismos de protección que disminuyen el riesgo de ser víctima de los hackers, también conocidos como piratas cibernéticos.
Eso sí, no puedes dejar todo en manos de la tecnología y la empresa que se encargue de ofrecer como servicio el alojamiento en la nube.
Por supuesto, como administrador de la información de tu negocio debes cumplir con los consejos de defensa que te brindan los expertos y, sobre todo, ser muy cauteloso con las personas a las que les permites el acceso a esta herramienta.
De hecho, solo es recomendable que los mecanismos de ingreso al sistema de trabajo en la nube sean dominados por empleados formales de la compañía y profesionales en soporte de alto nivel de confianza.
5. Protegerás información valiosa de los imprevistos
La nube no solo es una herramienta con un alto margen de seguridad. Otra de sus grandes ventajas es que permite resguardar documentos valiosos de imprevistos que pueden ocurrir.
Dicho esto, si utilizas almacenamiento online no tendrás que preocuparte por la avería de un equipo informático o la pérdida de alguna carpeta del almacén físico de archivos.
En la nube, la información no depende del funcionamiento de algún recurso técnico, como computadoras y dispositivos tradicionales de almacenamiento, y siempre permanece disponible.
Incluso, cuando trabajas a través de esta herramienta, generalmente los archivos o informes que realices se guardarán de forma automática.
De esa manera, no perderás tu esfuerzo cuando deje de funcionar algún equipo de forma sorpresiva. Si ocurre esto, podrás retomar tu trabajo en otro momento y justo en el punto en que te encontrabas.
6. Ahorrarás en mobiliario
Años atrás, cuando no existía la nube, las empresas debían invertir en estantería, escritorios y mobiliario en general para archivar datos, presupuestos y otros archivos importantes.
Actualmente, gracias a la computación en la nube, podrás ahorrar mucho dinero al no necesitar equipar almacenes para resguardar la información de tu empresa.
Asimismo, no tendrás que preocuparte porque tu empresa crezca y cada vez deba acopiar más cosas, ya que siempre tendrás un servidor seguro y de gran capacidad para hacerlo.
De esa manera, no deberás hacer modificaciones y comprar mobiliario nuevo cuando aumente el volumen de información que necesitas para gestionar tu compañía.
7. Evitarás renovar y reparar equipos informáticos con frecuencia
Al tomar en cuenta a la nube en tu negocio, también ahorrarás dinero en renovación y reparación de equipos informáticos.
Aunque este tipo de dispositivos todavía son necesarios en la operación de las empresas, al incluir a la nube en tus herramientas de trabajo ya no solo tus máquinas almacenarán información y, por eso, no las sobrecargarás ni ocuparás la totalidad del espacio con la que cuentan, lo que te ayudará a prevenir su deterioro.
Como ves, alojar datos, informes y demás en la nube es una forma de bajar los gastos en mantenimiento y compra de computadoras y otros equipos de hardware y software.
8. Los empleados podrán trabajar de forma online
Este es otro de los grandes beneficios que brinda trabajar en la nube. Al resguardar información en este tipo de servidores, tú y todas las personas que colaboren dentro de una compañía podrán cumplir sus funciones de manera online.
Con una simple conexión a Internet y un dispositivo compatible, los trabajadores tendrán acceso a información y datos que necesitan para desarrollar distintas labores, como redactar informes, diseñar estrategias, elaborar proyecciones de ventas y demás.
Incluso, puedes darte el lujo de no abrir nuevas sucursales u oficinas cuando decidas ampliar el tamaño de la nómina. Simplemente, muchos de los miembros de la organización tendrán la posibilidad de desempeñar sus funciones desde casa a través de Internet.
Sin duda, la nube amplía tu abanico de opciones para gestionar el talento humano y el negocio en general.
9. Podrás asignar nuevas responsabilidades a los trabajadores
¿Recuerdas que mencionamos que un buen sistema de almacenamiento en la nube actualiza la información de forma automática? Al ocurrir esto, podrás asignar nuevas responsabilidades a algunos trabajadores y optimizar su tiempo laboral.
Usualmente, las organizaciones cuentan con empleados que entre sus funciones deben revisar y actualizar estadísticas, datos, informes, balances y otros documentos.
Lógicamente, al dejarle ese trabajo a la nube, estos colaboradores tendrán tiempo libre que pueden emplear para cumplir con actividades en las que realmente sea indispensable el talento humano.
Ten presente que muchas de estas funciones pueden estar relacionadas con interpretar, gestionar y reflexionar la información que se actualiza automáticamente en la nube, lo que puede traerle aún más ventajas a tu empresa y su rentabilidad.
10. Automatizarás tareas administrativas
En los negocios, existen muchas tareas administrativas en las que, lamentablemente, se pueden cometer errores si no se cuenta con el apoyo de la tecnología.
Algunas de las funciones relacionadas a esta área son:
- Gestión de bases de datos
- Recepción y distribución de la correspondencia
- Procesamiento de documentos
- Control de agendas y eventos
Por suerte, al trabajar a través de la nube podrás automatizar y, en consecuencia, optimizar muchas de estas tareas.
Al almacenar toda la información que necesita tu empresa y, además, actualizarla, esta tecnología propiciará que muchas de las funciones que antes eran asignadas a los empleados se desarrollen de manera automática.
Si logras que esto se cumpla, ¡tu negocio te lo agradecerá! Y es que automatizar tareas le brinda grandes beneficios a las compañías. Si quieres saber cuáles son esas ventajas, te invitamos a leer con atención este artículo:
Ventajas de automatizar tus tareas administrativas.
11. Podrás acortar los tiempos de comercialización (TTM)
Al automatizar tareas y actualizar información, trabajar en la nube ayuda a acortar los tiempos de comercialización (TTM, por sus siglas en inglés).
¿Sabes qué es TTM? Este concepto se refiere a los lapsos que se generan desde que un producto o servicio se concibe hasta que se encuentra a la venta para el cliente final.
Lógicamente, al mejorar la operatividad de la compañía y tener un fácil y rápido acceso a estadísticas, datos y archivos en cualquier lugar, podrás elaborar los bienes en menos tiempo y de una forma más eficaz de lo habitual.
12. Propicia una colaboración eficiente
Para terminar esta lista de los beneficios que brinda trabajar en la nube, no podemos dejar por fuera una de las grandes ventajas que ofrece: permitir que las colaboraciones con terceros sean eficientes.
Por ejemplo, cuando trabajes en proyectos que incluyen la participación de contratistas y otros terceros, las líneas de comunicación mejorarán ya que todos los involucrados, independientemente del lugar en el que se encuentren, podrán acceder a los mismos archivos y datos.
¡Bien! Ahora que conoces estos 12 beneficios de trabajar en la nube, debes saber que no cabe duda de que se trata de un paso que necesitas dar si esperas que tu compañía tenga un mejor rendimiento.
Y es que para los emprendedores, adoptar nuevas tecnologías es tan importante como capacitarse.
Hablando de capacitación, haremos un breve paréntesis para invitarte a leer este artículo que te ayudará a mejorar tus técnicas de gestión empresarial: Libros para emprendedores que te ayudarán a tener un negocio exitoso
¡Perfecto! Ya que tienes noción sobre las ventajas que ofrece trabajar en la nube, te hablaremos de una herramienta que te puede ayudar a optimizar esta tecnología: los software ERP.
Software ERP en la nube
Un software de planificación de recursos empresariales o ERP (del inglés Enterprise Resource Planning) es un sistema de administración que permite gestionar la información clave de una compañía, como la contabilidad, ventas, inventarios, producción o finanzas.
Independientemente de cuál sea su clase, todos los ERP se enfocan en mejorar el funcionamiento interno de las compañías; estos capturan datos de relevancia y se ajustan a las necesidades y características de los negocios.
Sin embargo, al comparar las ventajas de un software ERP en la nube frente a los ERP tradicionales, nos encontramos con que los sistemas que almacenan la información en redes de servidores de forma remota resultan mucho más eficientes.
Cuando trabaja con la nube, esta tecnología de gestión empresarial cuenta con ciertas características que la convierten en una opción ideal al momento de buscar mejoras en la rentabilidad de un negocio.
Por esa razón, si te preguntas cuál es el mejor sistema para tu PYME, los ERP en la nube son una alternativa que debes tomar en cuenta.
Dicho esto, a continuación te explicaremos 6 razones por las que te conviene tener este tipo de software.
1. No requiere mantenimiento
Una de las características de un buen sistema ERP en la nube es que no demanda mantenimiento.
Generalmente, estos instrumentos no exigen un servicio de soporte, independientemente de la cantidad y los tipos de archivos que almacenes.
Eso sí, para que esto se cumpla en su totalidad debes implementar un ERP en la nube de la mano de expertos en soluciones para el mundo empresarial.
La instalación de este tipo de tecnologías debe ser aplicada bajo la dirección de especialistas en el tema.
2. Tiene respaldo automático
Al momento de almacenar datos, archivos y demás, uno de los grandes temores de los emprendedores es que la información se pierda.
Por suerte, al contar con un ERP en la nube, cada una de las cosas que alojes en los servidores generará un respaldo de manera automática.
En cambio, los software ERP tradicionales se caracterizan por exigir la creación de carpetas para respaldar la información, lo que resulta mucho más abrumador e, incluso, puede causar errores.
Tomando en cuenta las exigencias del mundo empresarial actual, no debes dudar en sustituir procesos manuales por automáticos, ya que resultan mucho más rápidos y eficientes.
3. Se puede acceder en cualquier momento y lugar
Este es uno de los aspectos que refleja a la perfección lo beneficioso que resultan los ERP en la nube.
A diferencia de otros softwares, estos te permitirán acceder a los datos e información que necesites en cualquier momento y lugar.
De hecho, otros tipos de ERP tienen una accesibilidad más limitada, ya que solo brindan la posibilidad de ingresar a los archivos desde equipos informáticos con licencia y permisos instalados por el proveedor del servicio.
4. Cuenta con sofisticados protocolos de seguridad
Aunque tienen una accesibilidad sumamente amplia y no requieren de una gran cantidad de licencias, los ERP en la nube cuentan con sofisticados protocolos de seguridad que protegerán tus archivos y los mantendrán en un estatus privado, es decir, solo a la mano de los miembros de tu negocio.
Aunque en la tecnología ningún sistema puede considerarse totalmente infalible, sí es un hecho que este tipo de softwares son muy seguros y, por eso, implementarlos resulta una opción inteligente y beneficiosa desde el punto de vista gerencial.
Como mencionamos algunas líneas atrás, cuando se trata de servidores remotos es importante seguir los consejos de los expertos para resguardar la privacidad.
5. Centraliza la información
Cuando utiliza la nube para funcionar, un ERP tiene la capacidad de almacenar la información de forma centralizada.
Esto quiere decir que diversos miembros de tu negocio, independientemente del lugar en que se encuentren, pueden acceder a los mismos datos, incluso de forma simultánea.
De esta forma, los diferentes departamentos de tu empresa siempre tendrán a la mano información necesaria para planificar, tomar decisiones y diseñar estrategias.
Sin duda, el manejo de estos datos por parte de toda la estructura organizativa puede propiciar que tu compañía mejore su operatividad y resultados.
6. Crece a la par del negocio
Otra de las características de esta clase de sistemas es que se adecuan al tamaño y las exigencias que puede adquirir tu negocio con el paso del tiempo.
Al contrario de los ERP tradicionales, que constantemente requieren nuevas infraestructuras y licencias, los softwares en la nube son flexibles y tienen la capacidad de crecer a la par de tu negocio.
¡Y listo! Estas son 6 de las características que definen a los ERP en la nube, una herramienta de la tecnología que debes incorporar en tu negocio.
Si decides hacerlo, le darás un giro vanguardista y moderno a tu compañía y, de esa manera, podrás competir por los primeros lugares del mercado.
Toma en cuenta que, de acuerdo a un estudio realizado por IDC México, el 65.3% de las empresas en el país ya utilizan softwares en la nube. Además, la investigación indica que esta tendencia seguirá creciendo.
Eso sí, si bien migrar de métodos y sitios de almacenamiento tradicionales a la nube suele ser un proceso sencillo, no deja de requerir planificación y mucha minuciosidad.
Por esa razón, no está demás que aprendas cómo debes gestionar la información en las viejas hojas de control de inventario mientras haces la transición a servidores remotos. En el siguiente artículo aprenderás sobre este tema:
¿Cómo usar tu inventario en Excel antes de mudarte a la nube?
Tampoco debes olvidar que para implementar un software de la nube debes acudir a la ayuda de expertos, quienes te ofrecerán sus servicios para comenzar a utilizar esta tecnología de manera aún más sencilla y con mejores resultados.
¿Te resultó interesante este artículo? Si quieres leer contenidos similares y aprender más sobre la aplicación de la tecnología de la nube en el mundo empresarial, ¡no dudes en seguir las entradas de nuestro blog!
